1、签订合同与员工签订汽车租用合同，合同必须要有租金，不能无偿租用，无偿租用的合同是不被税务局承认的。合同一式三份。
2、准备好身份证员工要准备好身份证原件和复印件，复印件一式三份，分别附在合同后。
3、开发票准备好合同和身份证原件和复印件后，去税务局开发票，发票抬头要开公司的全称，开票的税款要当场交齐，每张发票金额不能超过5万。
4、报销租金员工开好发票以后，凭发票回公司报销汽车租赁的租金，公司最好以银行向个人打款的形式付款，这样有银行回单和合同附在一起入帐。如果是付现金，需员工签名收款。
5、平时费用报销员工除了报销租金外，平时的燃油费、路桥费、停车费可以凭正规发票报销，报销时要填写费用报销单，走公司报销程序。
6、税前扣除虽然租用员工的汽车，可以报销燃油费、路桥费、停车费，但是和公司自有汽车还是不一样的，租用员工的汽车的保险费、汽车维修费、车损费等是不能在税前扣除的。如果发生这样的费用要调增纳税所得额。
